“La
clave de una mercadotecnia eficiente y fructífera, no es
el proveedor, sino el comprador”
Peter
F. Drucker
Con este título comienzo por describir la importancia
de implementar un excelente sistema de compras. Cualquier organización que
funcione como un sistema abierto, las compras son las que inician el proceso:
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| Elementos involucrados en el proceso de compras |
A través de las compras se adquieren todos los insumos
que se requieren para producir, transformarlos en bienes y servicios listos
para ser entregados al mercado, mediante los procesos productivos y de
comercialización, aprovechando la capacidad instalada y los recursos de la
organización, con el apoyo de áreas como finanzas, contabilidad, mercadotecnia,
ventas, diseño e investigación y desarrollo, todo controlado por el mismo
diseño de la estructura organizacional.
Por lo tanto, es indispensable que el sistema de
compras funcione bien, para que al final el producto terminado este en el
momento, las cantidades, calidad y precio que el mercado lo demanda. De la
misma manera como una empresa se convierte en proveedor, ésta depende de sus
proveedores y para elegir una compra óptima se deberán tomar en cuenta factores
como:
- Cantidad
- Tiempo de
entrega
- Calidad
- Precio
En cuanto a la cantidad, es indispensable mantener los
inventarios lo más bajo posible para evitar incrementar el costo de almacenar y
mantener los inventarios, encontrar proveedores que surtan los pedidos
requeridos para evitar detener la producción o en su defecto tener la
existencia suficiente para surtir los pedidos de nuestros clientes. El tiempo
de entrega es indispensable para respetar también nuestros tiempos de entrega y
evitar que una venta se vaya a caer por no surtir a tiempo, en cuanto a la
calidad, para lograr también el aseguramiento de la calidad ofrecida y el
precio, es determinante para tener un control sobre nuestros costos y poder
asegurar los precios de venta de nuestros productos.
El personal de compras deberá encontrar fuentes de
suministros satisfactorias y mantener buenas relaciones con las mismas, buscar
y localizar nuevos materiales a medida
que vayan requiriéndose, desarrollar buenos
procedimientos y controles adecuados y una buena política,
implementar programas de análisis de
valores y análisis de costos, tomar la decisión de comprar o ver sí se puede
fabricar dentro de la empresa, capacitar a los empleados y desarrollar una
conciencia ética, ya que se trata de una actividad que requiere un fuerte
compromiso dentro de la organización, para que las decisiones sean a
conveniencia de la misma y no por conveniencias particulares, etc.
La principal función del departamento de compras es
mantener un flujo constante de suministros a las áreas que requieren de
insumos, ya sea para el funcionamiento de la misma organización, como para
producir o vender. Ésta función aparentemente aislada, forma parte de lo que
hoy se llama “La cadena de abastecimiento” que generalmente está formada por:
red de logística, almacenaje, control de inventarios, alianzas estratégicas,
informática y telecomunicaciones, elementos clave para la toma de decisiones.
Con la incursión del comercio electrónico en las
actividades comerciales actuales, el buen manejo de las compras se ha hecho
evidente, ya que las posibilidades de expansión de las ventas se han
incrementado y la obtención de utilidades depende en gran medida del flujo y
rotación de los inventarios.
Quién se encargue de la función de compras, será un
ejecutivo de alto calibre y con un sentido ético sumamente estricto, ya que
esta función se puede prestar para actividades de corrupción, debido a que en
algunas ocasiones los vendedores de las compañías con tal de quedarse con una
cuenta pueden llegar a sobornar al encargado de compras, para que la decisión
caiga a su favor, en detrimento muchas veces de las necesidades y políticas
internas de la misma compañía. Es por esto la relevancia del puesto, que deberá
ser muy bien remunerado para no permitirles caer en la tentación de la
obtención de un beneficio extraordinario.
El control de las compras comienza desde la elección
de quienes serán los proveedores, algunas compañías tienen como política no
concentrar sus compras en un solo proveedor, para reducir el riesgo de
dependencia absoluta, sino que optan por un sistema de desarrollo de
proveedores en el que se firman convenios de compra-venta, ventajosos para
ambas partes y que sobretodo, buscan proteger los intereses de la empresa
compradora. Parece recomendable tener de dos a tres proveedores por producto y
por supuesto, tener claros convenios de entrega de mercancía, lugar, cantidad,
precio y calidad de la misma, so pena de una sanción por incumplimiento del
convenio.
Y es que es indispensable hacerlo, ya que las ventas y
la manutención de la satisfacción de nuestros clientes depende en buena medida de lo que les
vendemos y las condiciones en que lo hacemos.
Pero qué compran las empresas…. Todo, absolutamente,
todo, desde imagen, lo necesario para seguir operando, servicios, energía,
materiales, materia prima, artículos diversos, maquinaría, instalaciones
especiales, muebles, mercancía, papelería, equipo, insumos, artículos de
limpieza y mantenimiento, etc., algunas veces, como en el caso de las
comercializadoras, compran productos para vender, las arrendadoras, compran
para rentar, las fábricas compran para producir, las empresas de servicios,
compran para servir, etc. ya sea para seguir operando eficientemente o para
producir el bien o servicio, toda compra contribuye a lograr la tan ansiada satisfacción
de nuestros clientes, de manera directa o indirecta, todo puede formar parte
del valor otorgado a los clientes.
Llevar o mantener un inventario no es una cuestión
sencilla ya que hay varios aspectos que se deben tomar en cuenta como pensar que toda mercancía tiene un
riesgo de deterioro, obsolescencia, descomposición, desuso, etc. un costo de
almacenaje compuesto por todos los gastos indispensables para mantener el inventario como, instalaciones y depreciación
de los mismos, adecuación del almacén (aire acondicionado, condiciones
climáticas propicias, refrigeración, calefacción, control de humedad, etc.)
montacargas, grúas, mano de obra (almacenistas y auxiliares), pago de seguros
contra siniestros y robo, renta del inmueble. Tener mercancía parada conlleva
un costo de oportunidad, ya que ese dinero invertido podría ser utilizado en
otras áreas de la empresa y como ya se sabe toda utilidad que se deje de
percibir representa una perdida por el costo de oportunidad, de la misma manera
desencadenaría en un costo de capital, ya que es una inversión que mientras no
se realice (se torne en liquidez) esta dejando de producir intereses, que
podrían obtenerse en otra forma de inversión.
Existen criterios sobre que cantidades comprar de cada
artículo, como el de las Políticas ABC en la que las empresas clasifican sus
artículos como:
A) Artículos de alto valor
B) Artículos de
mediano valor
C) Artículos de
bajo valor
Este mismo criterio es aplicado algunas veces tomando
en cuenta la tasa de rotación de los mismos como:
A) Artículos de
baja rotación
B) Artículos de
mediana rotación
C) Artículos de
alta rotación
Así distribuyendo las compras de la siguiente manera: comprar pocos artículos de alto valor y poca rotación, una cantidad considerable de artículos de mediano valor y mediana rotación y una cantidad grande de artículos de poco valor y alta rotación, completando de esta manera el 100% de los artículos almacenados. La siguiente gráfica explicaría esta distribución.
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| Gráfica de políticas A B C |
Claro que estas cantidades estarían sujetas al tipo de
productos, artículos o mercancía que se compra, a su velocidad de
desplazamiento y al mercado al que va dirigido, así en un Bar de regular
categoría, los licores importados de mayor categoría ocuparían el menor espacio
en la cava, los nacionales e importados de regular categoría un espacio mediano
y los nacionales más comerciales ocuparían el mayor porcentaje de la cava y sus
valor de adquisición estaría repartida de igual manera y es muy probable que el
consumo o venta de los mismos sea en las
mismas proporciones.
Ahora lo que tenemos que pensar es cuánto comprar en
total a esto se le llama cantidad
económica de compras, ya que en algunas ocasiones se puede caer en la
tentación de aprovechar un precio muy por debajo del precio de mercado y
saturar los almacenes de mercancía que va a desplazarse a la velocidad en que
habitualmente se desplaza y esto implicaría incrementar los costos antes
mencionados. Ahora bien, el caso contrario es no tener el suficiente suministro
que nos llevaría a correr el riesgo de detener la venta o la producción en su
caso. Bien, para esto se deben calcular los costos asociados al mantenimiento
de los almacenes, los costos de pedido y los costos totales, para calcular cual
es la cantidad óptima de pedido o tamaño de la orden. Esta cantidad deberá ser
lo más económica posible en razón del incremento de los costos y lo
suficientemente alta, para que no se detenga la venta.
Cuándo comprar o en que tiempo realizar el nuevo
pedido es otra de las interrogantes que se puede hacer el encargado de compras.
El tiempo ideal es antes que se desgaste el almacén o lo que es lo mismo, antes
que nos quedemos sin mercancía para seguir vendiendo, así cuando llegue el
próximo surtido, habrá lo mínimo indispensable para asegurar el flujo continuo
de las ventas. Supongamos un caso hipotético de una empresa en la que se pide
la misma cantidad, en el mismo periodo y la velocidad de desplazamiento de su
mercancía es la misma en todos los meses, su gráfica quedaría como sigue:
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| Gráfica de Punto de re-orden y cantidad económica de compras |
Vamos a partir del supuesto que esta compañía agotaría
en su totalidad su compra de una cantidad dada (q) en 4 meses, para evitar esto
ha calculado un inventario mínimo de seguridad que se agotaría en 3 meses, por
lo tanto, para asegurar el flujo constante de su mercancía a fijado el “punto
de re-orden” 15 días antes de llegar al mínimo de seguridad, dando margen a su
proveedor a que entregue en el lapso de la siguiente quincena, de esta manera
se aseguraría de no quedarse sin abastecimiento. El “stock” es un inventario
promedio y sirve para calcular las cantidades promedio de productos que se
deben tener en el anaquel y el inventario máximo de seguridad representa la
máxima cantidad que se puede adquirir sin exceder los costos de llevar o
mantener los inventarios. Insisto, esto no es así de medido, ya que las compras
van a fluctuar por los cambios estacionales, por la variación de las cantidades
demandadas (cambios en el ingreso, inflación, etc.), así que es un proceso
continuo de manejo de compras, que se deberá estar ajustando según convenga los
objetivos propios de la empresa y de su mercado, por lo tanto se pueden
considerar tanto pedidos fijos como pedidos periódicos, según convenga.
Como sistema, las compras interactúan con otras funciones, como ya lo vimos. La compra no termina con la elaboración y aceptación del pedido por parte del proveedor, también se incluye la recepción de mercancía y el pago a proveedores.
Los diferentes departamentos y áreas elaboran
requisiciones, que serán enviadas al encargado de compras para su revisión y
aprobación. En el caso de recepción de mercancía para vender o producir,
habitualmente se fija un horario de recepción, además de tener un lugar
apropiado para la misma. Dentro de ese horario, el personal del almacén trabaja
para descargar y revisar caja por caja, incluso abrirlas para contar y pesar físicamente
los productos y comprobar que lo que se recibe, corresponde a la orden de
pedido. Dicha orden también es comparada con las cantidades expresadas en la
factura del proveedor, una vez de acuerdo los documentos, se aprobarán para
elaborar la orden de pago. Este trabajo es minucioso y delicado, tanto, como
delicado será la satisfacción que se pueda brindar a nuestros clientes.
Yolanda G Núñez Palacios
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